Algemene Voorwaarden
Algemene exposantenvoorwaarden VeineDAGEN B.V.
Deze algemene exposantenvoorwaarden zijn van toepassing op alle inschrijvingen, overeenkomsten, leveringen en diensten tussen VeineDAGEN B.V., hierna te noemen VeineDAGEN, en exposanten die deelnemen aan de VeineDAGEN.
- Algemeen
VeineDAGEN organiseert jaarlijks de VeineDAGEN, een beurs/evenement voor bezoekers, exposanten en partners. Bij inschrijving voor deelname aan VeineDAGEN gaat de exposant akkoord met deze voorwaarden. Onder exposant wordt verstaan: iedere organisatie, onderneming, stichting, instelling of persoon die met een stand, presentatie of andere vorm van deelname aanwezig is op VeineDAGEN.
- Voorwaarden van derden
VeineDAGEN werkt samen met verschillende partners en leveranciers, waaronder Jaarbeurs Utrecht, een standbouwbedrijf, technische leveranciers en andere dienstverleners.
Naast deze exposantenvoorwaarden zijn ook de voorwaarden, huisregels, veiligheidsvoorschriften, reglementen en handleidingen van deze derden van toepassing. De exposant is zelf verantwoordelijk voor het naleven van deze voorwaarden en voorschriften. Bij strijdigheid tussen deze voorwaarden en de voorwaarden van een derde leverancier, gelden voor het betreffende onderdeel de voorwaarden van die derde leverancier, tenzij VeineDAGEN schriftelijk anders bepaalt.
- Inschrijving en deelname
Inschrijving als exposant is pas definitief na schriftelijke bevestiging door VeineDAGEN.
VeineDAGEN mag een inschrijving weigeren of aanvullende voorwaarden stellen als daar een redelijke aanleiding voor is. De exposant mag zijn deelname, standruimte of rechten uit de overeenkomst niet zonder toestemming van VeineDAGEN overdragen aan een andere partij.
- Standruimte en indeling
VeineDAGEN bepaalt in overleg met de exposant de indeling van de beursvloer en de plaatsing van exposanten. VeineDAGEN behoudt zich het recht aanpassingen te doen in de plattegrond als dit nodig is door organisatorische, technische, veiligheids- of andere omstandigheden.
- Betaling
De exposant ontvangt een factuur voor de overeengekomen deelname, standruimte, sponsoring, extra opties of andere diensten. Betaling dient plaats te vinden binnen de op de factuur genoemde betalingstermijn.
De deelnamekosten worden in drie termijnen gefactureerd:
- Eerste factuur: 25% van het totale deelnamebedrag bij opdracht
- Tweede factuur: 50% van het totale deelnamebedrag vier maanden voor beurs
- Derde factuur: 25% van het totale deelnamebedrag twee maanden voor beurs
Eventuele extra’s, zoals leadscanning, een afsluitbare ruimte of een lezing, worden apart gefactureerd.
Bij niet-tijdige betaling mag VeineDAGEN de deelname opschorten, de standruimte vrijgeven of de overeenkomst annuleren. De betalingsverplichting van de exposant blijft daarbij bestaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
- Annulering door exposant
Annulering door de exposant moet altijd schriftelijk gebeuren. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, blijft de exposant bij annulering gehouden tot betaling van de overeengekomen kosten. Het percentage dat betaald moet worden hangt van de datum van annuleren. Termijnen hiervoor staan vermeldt in het exposantenportaal op de website.
VeineDAGEN kan in bijzondere gevallen besluiten om geheel of gedeeltelijk af te wijken van deze bepaling.
- Wijziging of annulering van het evenement
VeineDAGEN mag de datum, locatie, indeling, openingstijden, opbouw- en afbouwtijden of invulling van het evenement wijzigen als dit nodig is door organisatorische, technische, veiligheids- of andere omstandigheden.
Als het evenement door overmacht, overheidsmaatregelen, veiligheidsrisico’s, ziekte-uitbraken, brand, storing, staking, besluit van de locatie of andere omstandigheden buiten de macht van VeineDAGEN niet of niet volledig kan doorgaan, is VeineDAGEN niet aansprakelijk voor schade of kosten van de exposant.
VeineDAGEN zal zich inspannen om een passende oplossing te bieden, bijvoorbeeld verplaatsing naar een andere datum of aangepaste deelname.
- Standbouw, opbouw en afbouw
De exposant is verantwoordelijk voor een veilige, nette en tijdige opbouw, inrichting en afbouw van de stand.
Alle voorschriften van VeineDAGEN, Jaarbeurs Utrecht, het standbouwbedrijf, brandweer, beveiliging en andere betrokken partijen moeten worden nageleefd. Dit geldt onder meer voor afmetingen, veiligheid, brandveiligheid, elektra, geluid, bereikbaarheid, laden en lossen, afval en afbouw.
VeineDAGEN mag materialen, stands, producten of uitingen weigeren of laten aanpassen als deze niet voldoen aan de voorschriften, hinder veroorzaken of niet passen bij het karakter van VeineDAGEN.
8.1 Maximale hoogte van materialen
Het is de exposant niet toegestaan om standmaterialen, presentatiematerialen, banners, wanden, displays, decoratie of andere objecten te plaatsen die hoger zijn dan 2,75 meter, tenzij VeineDAGEN hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Als materialen of objecten hoger zijn dan 2,75 meter en hiervoor geen schriftelijke toestemming is gegeven, behoudt VeineDAGEN zich het recht voor om de exposant te verzoeken deze direct aan te passen of te verwijderen. Als de exposant hier geen gehoor aan geeft, mag VeineDAGEN deze materialen of objecten laten aanpassen of verwijderen. Eventuele kosten en risico’s hiervan zijn voor rekening van de exposant.
8.2 Materialen binnen de eigen standoppervlakte
De exposant dient alle standmaterialen, producten, displays, folders, meubels, decoratie en andere geëxposeerde materialen volledig binnen de eigen toegewezen standoppervlakte te plaatsen.
Het is niet toegestaan om gangpaden, doorgangen, noodroutes, aangrenzende stands of andere algemene ruimten te gebruiken voor expositie, opslag, promotie of presentatie, tenzij VeineDAGEN hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Als materialen buiten de eigen standoppervlakte worden geplaatst, mag VeineDAGEN de exposant verzoeken deze direct te verwijderen of te verplaatsen. Als de exposant hier geen gehoor aan geeft, mag VeineDAGEN deze materialen laten verwijderen of verplaatsen. Eventuele kosten en risico’s hiervan zijn voor rekening van de exposant.
8.3 Folders en flyers
Het is niet toegestaan om folders in gangpaden uit te delen c.q. op plekken neer te leggen zoals in horeca. Folders die buiten de stand liggen, worden door de organisatie verwijderd en weggegooid.
- Gebruik van de stand
De exposant gebruikt de stand uitsluitend voor de presentatie van de eigen organisatie, producten of diensten zoals overeengekomen met VeineDAGEN.
Na afloop van de beurs dient de exposant alle materialen, ook afval, mee te nemen.
Het is niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van VeineDAGEN:
- de stand geheel of gedeeltelijk aan derden in gebruik te geven;
- producten of diensten van derden aan te bieden;
- activiteiten te organiseren die overlast veroorzaken;
- buiten de eigen standruimte bezoekers actief te benaderen.
- Aansprakelijkheid en verzekering
Deelname aan VeineDAGEN is voor eigen rekening en risico van de exposant.
VeineDAGEN is niet aansprakelijk voor schade, verlies, diefstal, letsel, gevolgschade, omzetverlies of andere kosten, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid van VeineDAGEN.
De exposant is zelf verantwoordelijk voor schade die hij, zijn medewerkers, hulppersonen, leveranciers of bezoekers veroorzaken aan personen, materialen, stands, gebouwen of eigendommen van derden.
De exposant dient zelf te zorgen voor passende verzekeringen, waaronder in ieder geval een aansprakelijkheidsverzekering.
- Promotie en communicatie
VeineDAGEN mag de naam, het logo en algemene informatie van de exposant gebruiken in communicatie over het evenement, zoals de website, beursplattegrond, social media, nieuwsbrieven en programmamateriaal.
De exposant is verantwoordelijk voor het tijdig en correct aanleveren van teksten, logo’s, beeldmateriaal en overige informatie. VeineDAGEN is niet aansprakelijk voor fouten in aangeleverd materiaal.
- Privacy
VeineDAGEN heeft een privacybeleid dat op de website www.veinedagen.nl wordt vermeld. Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van gebruikers, bezoekers, klanten en standhouders van (mobiele) websites (waaronder ook apps) en diensten en producten van VeineDAGEN B.V.
- Naleving en aanwijzingen
De exposant, zijn medewerkers en ingeschakelde derden moeten aanwijzingen van VeineDAGEN, Jaarbeurs Utrecht, beveiliging, brandweer en andere bevoegde partijen opvolgen.
Bij overtreding van deze voorwaarden of andere geldende voorschriften mag VeineDAGEN maatregelen nemen. Dit kan onder meer bestaan uit waarschuwing, aanpassing van de stand, tijdelijke sluiting van de stand of uitsluiting van deelname, zonder recht op terugbetaling of schadevergoeding.
- Slotbepalingen
Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met VeineDAGEN is Nederlands recht van toepassing.
Als een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen gewoon gelden. VeineDAGEN zal de ongeldige bepaling vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.
Geschillen worden bij voorkeur in overleg opgelost. Als dat niet lukt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
VeineDAGEN mag deze voorwaarden wijzigen. De meest recente versie is van toepassing op nieuwe inschrijvingen, overeenkomsten en deelnames.